Πώς θα κάνετε πιο αποτελεσματικά meetings

Τα meetings είναι ένα σημαντικό κομμάτι της δουλειάς που γίνεται στο γραφείο.

Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι δεν γίνονται πάντα με τόσο αποτελεσματικό τρόπο με όσο θα μπορούσαν. Στο συγκεκριμένο άρθρο θα δούμε μερικά πράγματα τα οποία μπορείτε να έχετε κατά νου για να κάνετε πιο παραγωγικές συναντήσεις με τους συνεργάτες σας.

1. Δώστε βάση στο χώρο

Είναι προφανές ότι για να μπορείτε να κάνετε σωστά meetings χρειάζεστε και έναν κατάλληλο χώρο, με τα σωστά έπιπλα γραφείου https://www.theodoridi.com/  που θα εξυπηρετήσουν τις ανάγκες σας. Είναι σημαντικό ο χώρος να είναι όσο μεγάλος χρειάζεται για να μπορούν όλοι να κινηθούν άνετα, να αερίζεται καλά, να έχει αρκετό φυσικό φως και οπτικό ενδιαφέρον. Για παράδειγμα, ένα όμορφο φυτό, διακοσμητικά στοιχεία κ.τ.λ. Σε ό,τι αφορά τα έπιπλα γραφείου που θα επιλέξετε, είναι σημαντικό να σκεφτείτε, μεταξύ άλλων, τα εξής:

• Το meeting room θα χρησιμοποιείται μόνο από εσάς και τους εργαζομένους ή και από τους πελάτες σας;
• Ποιο είναι το καλύτερο σχήμα για το τραπέζι συμβουλίου που θα επιλέξετε, ώστε να εμπνέει τη συνεργασία και την ανοιχτή συζήτηση; Υπάρχει αρκετός χώρος για όλους σε αυτό;
• Τα καθίσματα είναι αρκετά αναπαυτικά;

2. Ξεκάθαρος σκοπός

Προκειμένου να είναι ένα meeting αποτελεσματικό, είναι απαραίτητο να έχετε θέσει έναν ξεκάθαρο σκοπό για αυτό. Δηλαδή, χρειάζεται να γίνει ένα meeting για να κάνετε brainstorming για καινούργιες ιδέες; Ή για να λύσετε ένα πρόβλημα; Ή μήπως πρέπει να παρθούν κάποιες συγκεκριμένες αποφάσεις για την εταιρεία; Όποιος και αν είναι ο σκοπός σας, πρέπει να είναι ξεκάθαρος, αλλιώς θα καταλήξετε απλώς να συζητάτε χωρίς ιδιαίτερο λόγο και να σπαταλάτε πολύτιμο χρόνο.

3. Δομή

Για να είναι ένα meeting παραγωγικό είναι πολύ σημαντικό να έχει δομή. Δηλαδή, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ξεκάθαρο πρόγραμμα για αυτό. Πρέπει να θέσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό όριο για την έναρξη και την ολοκλήρωση του meeting, μέσα στο οποίο θα ασχοληθείτε με συγκεκριμένα πράγματα. Είναι καλή ιδέα να μοιράσετε το πρόγραμμα και στους συμμετέχοντες, ώστε να γνωρίζουν όλοι τη δομή της συνάντησης και να μην ξεφεύγουν από τα όρια.

4. Προσκαλέστε μόνο τα άτομα που χρειάζεστε

Το πιο πιθανό είναι ότι δεν θα καταλήξετε κάπου αν κάνετε ένα meeting με όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας (εκτός αν είναι πραγματικά λίγοι). Είναι καλύτερο να προσκαλέσετε μόνο τους ανθρώπους που χρειάζεται να παρευρεθούν, προκειμένου να γίνει η συζήτηση πιο εύκολα. Αν υπάρχουν λιγότεροι άνθρωποι σε ένα δωμάτιο, η επικοινωνία διευκολύνεται και υπάρχει μεγαλύτερη άνεση, καθώς υπάρχει και περισσότερος χώρος.